Digitális munkahely, modern információkezelés

A digitális átalakulás szükségszerűen megváltoztatja a napi munka módszereit, mivel a papíralapú üzleti folyamatok már nem tudják kiszolgálni az új, digitálisan működő vállalatok igényeit.

Egyre tudatosabban törekednek az utóbbi években a cégek a digitalizációra, a digitális átalakulás azonban nem feltétlenül jutott még el mindenkihez: a kis- és közepes méretű vállalatok könnyen kerülhetnek a lemaradók közé. A boldoguláshoz és sikeres működéshez a digitális korszakban a cégeknek - legyenek bármilyen nagyságúak vagy profilúak - digitális munkahelyi stratégiákat kell alkalmazniuk, melyek lehetővé teszik a céges tartalmak és folyamatok hatékonyabb kezelését. A digitális átalakulás azonban nemcsak az új technológiák használatáról szól, hanem arról is, hogyan változik a hozzáállásunk ezekhez az eszközökhöz, és hogyan használjuk azokat - mondja Laczkó Kristóf, az ELO Digital Office operatív és stratégiai igazgatója.

Alapvetően újra kell gondolniuk a cégeknek az üzleti folyamatokat, hogy változások indulhassanak el, gyorsabbá és hatékonyabbá váljon a munka. Ehhez többek között intelligens, jól megtervezett tartalomkezelő (ECM-) megoldásokra van szükség, melyek ugyanakkor igény szerint testre szabhatóak és egyszerűen kezelhetőek.           

Elméletből a gyakorlatba 
Az ELO Digital Office több mint húsz éve a piacon lévő szoftvertermékeivel és megoldásaival hiánytalanul megvalósítható a digitális munkahely koncepciója. Elektronikus levelek, számlák és szerződések automatizált kezelése, automatizált munkafolyamatok, intelligens keresés a céges adatok közt, valós idejű adatelemzés - mindez csak a töredéke az elérhető szolgáltatásoknak.  

Átfogó ELO megoldáscsomagokkal digitalizálhatóak a papíralapú dokumentumokra épülő munkafolyamatok, megfelelő jogosultságkezelés és adatbiztonság mellett bárhol és bármikor, tetszőleges eszközről hozzáférhetőek az elektronikus formátumban tárolt információk.           

Az információ sebessége és elérhetősége alapvető fontosságú a munka hatékonyságának és eredményességének növelésében: nem mindegy, milyen gyorsan születnek meg a döntések üzleti szituációkban, vagy milyen gyorsan tud reagálni egy ügyfélszolgálati munkatárs a beérkező megkeresésekre. Az ELO ECM Suite rendszerbe alapfunkcióként integrált ELO Analytics eszköz a céges rendszerben tárolt valamennyi információ teljes körű, valós idejű elemzési lehetőségét kínálja. A rendszeren belül különböző forrásokból származó adatokból kapcsolatok és összefüggések képezhetőek le, könnyedén áttekinthető vizuális ábrázolásokkal.

Számos lehetőséget nyújtanak az egyénileg létrehozható adatnézetek és kezelőpanelek: pár kattintással megjeleníthetőek például adott időpontban lejáró szerződések, megnyitható egy élő szerződésakta minden szerződése, elindítható a szerződés felmondása. A statisztikai adatok rugalmasan kombinálhatóak különféle vizuális megjelenítési formákkal: címkefelhőkkel, diagramokkal, adattáblákkal vagy mérőszámokkal.           

Mivel az ELO Analytics nem különálló adatelemző megoldás, hanem a munkafolyamatokba és a napi munkába tökéletesen integrálódó funkció, nem szükséges külső üzletiintelligencia-adatbázisok felépítése. A legmodernebb elemző technológiával a pillanat tört része alatt összegyűjthető és strukturálható bármilyen típusú adat, legyen szó archivált számlákról vagy a rendszerben aktívan kezelt látogatókról, szerződésekről vagy HR-aktákról.           

Egy modern digitális munkahely megvalósítása megköveteli az üzleti folyamatok új szemszögből történő megközelítését. A folyamatok újragondolása és a cégeknél már használatban lévő alkalmazások összekapcsolása digitális tartalomkezelő (ECM-) rendszerrel bizonyíthatóan megnöveli a munkatársak hatékonyságát, az elvégzett munka gyorsaságát és pontosságát; optimalizálja a vállalat teljesítményét, és segít maximalizálni az elérhető hasznot.